VeterisJobs
Descripción
Este puesto se centra en la gestión integral de las tareas de recepción y apoyo administrativo en un entorno de oficina. Las funciones principales incluyen la atención directa a clientes, proveedores y visitas, garantizando una experiencia positiva y orientando a las personas dentro de las instalaciones. Además, se encarga del control de accesos y de la coordinación logística de reuniones, gestionando reservas de salas, servicios de catering y la confirmación o cancelación de citas programadas. Otra área de responsabilidad es la gestión de la comunicación telefónica, lo que implica contestar, filtrar y derivar llamadas de manera eficiente, así como tomar y transmitir mensajes con precisión.La posición también conlleva una importante carga de tareas administrativas y de organización. Entre ellas se encuentra la coordinación de la correspondencia, el correo y la paquetería, tanto entrante como saliente. Asimismo, incluye el control, archivo y gestión de documentación física y digital, apoyando en el uso de plataformas específicas de documentación con clientes. Se presta apoyo en la coordinación de tareas de mantenimiento de oficinas y en la relación con proveedores de servicios como limpieza. Otras labores son la gestión de compras corporativas menores, la colaboración en la organización de viajes de empresa y el registro de gastos asociados.
Para desempeñar estas funciones de manera efectiva, se requiere una comunicación verbal y escrita clara y amable, así como una discreción absoluta en el manejo de información confidencial. Es fundamental poseer una alta capacidad de organización para gestionar múltiples tareas simultáneamente en un entorno dinámico. Se valorará la proactividad y la capacidad para proponer ideas que mejoren los procesos de trabajo. El rol exige colaboración continua con otros departamentos como Recursos Humanos, Finanzas o Ventas, para atender las necesidades de los clientes internos y asegurar el correcto funcionamiento de la oficina.