VeterisJobs
Descripción
La posición consiste en garantizar el correcto funcionamiento administrativo, logístico y operativo de la sede social de la organización en Madrid. La persona seleccionada será responsable de asegurar que las condiciones de trabajo, el mantenimiento de las instalaciones, las funciones de secretaría y el soporte institucional y económico-administrativo respondan de manera eficaz a las necesidades diarias de la entidad. Esto incluye la implantación y actualización de políticas y procedimientos administrativos, velando por su cumplimiento y proponiendo mejoras continuas para optimizar los procesos. El rol requiere una coordinación estrecha con diversos departamentos para mantener la fluidez operativa.Entre las funciones clave se encuentra el apoyo en el seguimiento y ejecución del presupuesto de la sede social, identificando posibles desviaciones y proponiendo medidas correctoras a la dirección general. Además, se gestionará la relación con proveedores externos para servicios esenciales como mensajería, limpieza, electricidad, telefonía, internet, climatización y suministro de material fungible, asegurando la calidad, el coste y el cumplimiento de los contratos establecidos. También se coordinarán trámites administrativos ante organismos públicos, como notarías y registros de fundaciones, contribuyendo al cumplimiento normativo de la organización.
El profesional desempeñará labores de coordinación del personal administrativo a su cargo, fomentando su motivación y desarrollo profesional. Centralizará tareas de gestión administrativa y contable, incluyendo facturación, seguimiento de cobros y pagos, gestión de caja chica y liquidación de gastos. Asimismo, se encargará de la atención al correo oficial, el archivo digital y físico de documentación contractual y nóminas, y la gestión administrativa relacionada con la prevención de riesgos laborales, apoyando al servicio de prevención correspondiente.