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Descripción
El puesto de recepcionista requiere la gestión integral de la entrada principal y las comunicaciones de la empresa. Las funciones principales incluyen atender todas las llamadas telefónicas que llegan a la centralita, gestionando las transferencias a los departamentos correspondientes y tomando mensajes precisos cuando sea necesario. También se encargará de la recepción, clasificación y distribución diaria de toda la correspondencia, paquetes de mensajería y documentos internos en valijas, asegurando que lleguen a sus destinatarios de manera oportuna y segura. Además, será el primer punto de contacto para todas las visitas que lleguen a las instalaciones, recibiéndolas con profesionalismo y dirigiéndolas a la persona o área adecuada.Otra responsabilidad clave es la atención al público que acude a solicitar información, proporcionando respuestas claras y útiles dentro del ámbito de conocimiento permitido. El recepcionista también se ocupará de las tareas relacionadas con la apertura y cierre diario de las instalaciones, preparando el acceso y asegurándose de que todo esté en orden. Esto incluye la preparación y reserva de salas de reuniones según las necesidades de la agenda corporativa, asegurando que estén equipadas y listas para su uso. La gestión y actualización de bases de datos de contactos y visitas será parte de sus funciones administrativas habituales para mantener la información organizada y accesible.
El rol es fundamental para crear una primera impresión positiva de la organización y garantizar que las operaciones de la oficina fluyan sin problemas. Se busca una persona organizada, con excelentes habilidades de comunicación y una actitud proactiva para anticipar necesidades y resolver inconvenientes menores. El entorno de trabajo es dinámico y requiere una capacidad multitarea equilibrada con una atención meticulosa al detalle en todas las gestiones realizadas, desde lo más operativo hasta el trato directo con clientes y proveedores.