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Descripción
El Asistente Ejecutivo será responsable de la gestión integral de la agenda y la logística de la alta dirección. Entre sus funciones principales se incluye el control, la priorización y la optimización del calendario ejecutivo, resolviendo solapamientos de manera autónoma. Asimismo, deberá organizar de manera integral los itinerarios y la logística de viajes complejos, tanto nacionales como internacionales, asegurando la mayor eficiencia y comodidad. También se encargará del filtrado de correos electrónicos y de mantener una interlocución previa con contactos internos y externos, actuando como una primera línea de comunicación y organización.Otra de sus responsabilidades fundamentales será la preparación de agendas de reuniones, compilando toda la documentación previa necesaria y elaborando briefings ejecutivos detallados. En las reuniones de alta dirección, como las juntas directivas y comités, deberá redactar las actas con precisión y realizar el seguimiento posterior de los acuerdos y compromisos adoptados, los denominados 'action items'. Además, deberá crear material visual de alta calidad, informes ejecutivos y presentaciones de impacto para audiencias clave como clientes estratégicos y órganos de gobierno.
El profesional actuará como un nexo esencial entre la alta dirección, los distintos equipos internos, los clientes y los socios externos, coordinando esfuerzos y asegurando una comunicación fluida. Asumirá el liderazgo en la ejecución de proyectos especiales y en la organización de eventos corporativos e iniciativas departamentales, donde se requiere un alto nivel de confidencialidad y discreción. Finalmente, también gestionará la tramitación administrativa de reportes de gastos, facturas, presupuestos y pedidos dentro del sistema SAP, además de mantener y organizar de manera eficiente las bases de datos y los archivos digitales de la dirección.