VeterisJobs
Descripción
La persona seleccionada se encargará de la planificación y ejecución integral de eventos dentro de las instalaciones hoteleras. Su labor principal incluye la recepción inicial de consultas y solicitudes de clientes potenciales, realizando visitas guiadas detalladas por las diferentes salas y espacios disponibles para asesorar de manera precisa sobre las opciones más adecuadas según las necesidades de cada evento. Posteriormente, será responsable de la elaboración y envío de cotizaciones personalizadas, entablando negociaciones sobre tarifas y condiciones para finalmente gestionar la firma de contratos y el proceso de cobro asociado, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos.Una vez confirmado el evento, la coordinación se centra en la definición meticulosa de todos los detalles operativos. Esto abarca la organización del alojamiento para los asistentes, la planificación del montaje y disposición de las salas según el layout acordado, y la coordinación de todos los servicios de restauración (Alimentos y Bebidas). Asimismo, gestiona la logística de actividades complementarias o externas que el cliente pueda solicitar. Un elemento clave del puesto es la elaboración de documentos operativos detallados (Order Delivery Sheets o ODS) que recogen todas las especificaciones técnicas y de servicio del evento, sirviendo como guía única para todos los departamentos involucrados.
Para garantizar una ejecución fluida, la coordinadora actúa como enlace central, informando y transmitiendo los requisitos específicos a los equipos de Alimentos y Bebidas, Recepción, Pisos (Housekeeping) y Mantenimiento. También supervisa y coordina la entrada, instalación y desmontaje de cualquier elemento externo proporcionado por el cliente o proveedores, como decoración, equipos audiovisuales o servicios de música, asegurando que se cumplan los protocolos de seguridad y operación del hotel. El rol requiere una gestión proactiva desde la concepción hasta la finalización del evento, velando por la satisfacción del cliente y el correcto funcionamiento de los servicios contratados.