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Descripción
El Coordinador de Eventos e Instalaciones es responsable de la gestión integral de reservas y espacios, asegurando su correcta asignación y utilización. Sus funciones principales incluyen la atención al buzón de solicitudes, la ejecución de reservas mediante herramientas corporativas y la gestión completa de todas las peticiones relacionadas con el uso de las instalaciones. Además, participa activamente en la planificación de eventos, asistiendo a reuniones y visitas para evaluar necesidades de montaje, mobiliario y aspectos técnicos. Esta labor implica la activación de servicios asociados y la elaboración de presupuestos detallados que se ajusten a los requisitos específicos de cada cliente, garantizando un control preciso de los recursos.Una parte fundamental del rol es la supervisión y el control directo durante los eventos, realizando inspecciones in-situ de los montajes y preparativos. El coordinador se encarga de la coordinación de todos los servicios técnicos, audiovisuales y de soporte necesarios para el desarrollo exitoso de cada actividad. También gestiona de forma ágil cualquier contingencia, incluyendo incidencias y cambios de última hora, resolviendo imprevistos con eficacia y templanza. Para ello, mantiene un contacto y alineación constante con diversos departamentos y proveedores externos, como los de limpieza, mantenimiento, tecnología de la información, seguridad y catering, optimizando así el flujo de trabajo y la coordinación interdisciplinar.
Tras la finalización de cada evento, el coordinador lleva a cabo una revisión exhaustiva del estado de las instalaciones, realizando el control de materiales y objetos. Esta fase incluye el seguimiento de listas de verificación de calidad y el cierre presupuestario con el cliente. Su labor también abarca la prevención y el cumplimiento normativo, analizando los tiempos necesarios para montajes y desmontajes entre sesiones para evitar conflictos de programación. Se encarga de prevenir posibles problemas como ruidos, transiciones complicadas o la atención a invitados especiales, asegurando en todo momento el cumplimiento de los protocolos de gobernanza establecidos para el centro.