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Descripción
El puesto de Asistente Administrativo abarca una serie de responsabilidades clave para el funcionamiento eficiente de la oficina y el apoyo a varios departamentos. La persona encargada será responsable de gestionar las agendas de los actores, lo que implica coordinar sus citas y compromisos profesionales. Además, se encargará de la organización y coordinación de viajes, incluyendo la reserva de transporte y alojamiento, así como de la gestión de la documentación necesaria. Otra función importante es el apoyo en la planificación de rodajes, colaborando en la lectura e interpretación de órdenes de rodaje para asegurar una logística adecuada. La labor incluye reportar directamente a la directora y mantener una coordinación fluida con el jefe de prensa de la agencia, facilitando la comunicación y el flujo de información entre las partes involucradas.Entre las tareas administrativas centrales se encuentra la organización y archivo de documentos, tanto en formato físico como digital, garantizando su accesibilidad y correcta conservación. También será necesario elaborar diversos documentos administrativos, como informes, cartas y presentaciones, manteniendo un alto estándar de calidad y profesionalismo. El mantenimiento actualizado de bases de datos y registros corporativos es fundamental para la precisión de la información. El rol también implica apoyar en la gestión de compras y suministros de oficina, asegurando que el equipo cuente con los recursos necesarios para sus operaciones diarias. La gestión de la correspondencia interna y externa, así como de los servicios de mensajería, forma parte de las responsabilidades cotidianas para mantener una comunicación organizada.
Se requieren competencias específicas para desempeñar este rol con éxito. Es imprescindible un dominio avanzado del inglés, tanto a nivel escrito como oral, equivalente a un nivel B2 o C1, dado el entorno profesional internacional. Se valorará positivamente un interés y conocimientos previos en la industria audiovisual, que faciliten la comprensión del contexto de trabajo. Se espera que la persona posea excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en español. Debe ser competente en el uso de herramientas digitales y suites ofimáticas para la productividad. Se requieren conocimientos en la gestión de redes sociales, como Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok y X, incluyendo la capacidad para crear y programar contenido digital. Se buscan atributos personales como una alta capacidad de organización, proactividad, atención al detalle, habilidad para trabajar de manera autónoma gestionando múltiples tareas y, al mismo tiempo, una sólida capacidad para colaborar y trabajar eficazmente en equipo.